RC report & AML/CFT Questionnaire for RAIFs

RC report & AML/CFT Questionnaire for RAIFs

Luxembourg | 5 April 2024

As the relevant supervisory authority of entities, that are not subject to the supervision of another authority foreseen by the Luxembourg law of 12 November 2004 on the fight against money laundering and terrorist financing, as amended (“AML/CFT Law”)[1], the Administration de l’Enregistrement, des Domaines et de la TVA (“AED”) recently updated its website to set out the deadlines for “Reserved Alternative Investment Funds” (“RAIF” or “RAIFs”) to submit (i) their annual AML/CFT report of their responsable du contrôle du respect des obligations (“RC” and “RC report”) and (ii) their AML/CFT questionnaire covering the financial year ended in 2023 (“AML/CFT Questionnaire”).

In comparison to the 2022 version, the AED has introduced additional points in the AML/CFT Questionnaire, particularly in relation to higher-risk countries, jurisdictions, and industries. Furthermore, the questionnaire now includes an inquiry about the internal risk assessment regarding terrorist financing, specifically if this assessment is separate from the assessment for money laundering. If not, an explanation is requested.

The deadline for submitting both the RC Report and the AML/CFT Questionnaire to the AED is 31 May 2024, at the latest. While the first one must be submitted by the RC, the second one should be submitted by the responsable du respect des obligations (“RR”), unless delegated by the RR to the RC.

Regarding the RC report, the AED’s website provides a list of the information to be covered by the said report. It’s important to note that the AED requests the signed report in PDF format excluding any other transmission format (e.g. a scan of the printed report).

On the other hand, regarding the AML/CFT Questionnaire, the AED has published an updated excel file to be filed with the information covering the financial year ended in 2023 and a practical guide[2] providing useful general information such as definitions, summary of professional obligations and practical examples.

The AML/CFT Questionnaire, in the form of an excel file, is divided into 3 sections as follows:

• Section 1 – Identification: related to general information on the governing body, the RC, the RR and the UBO(s) of the RAIF;
• Section 2 – MLTF risks: related to information on thirds such as services providers, distributors or on the predominant investment strategy;
• Section 3 – Mitigation: related to the internal procedures of the RAIF such as the training of the staff members, the declaration of a risk based approach for AML/CFT purposes or the due diligence on the investments, if any.

Prior the completion of the AML/CFT Questionnaire, we recommend to consult the dedicated “Definitions” worksheet in the excel file together with the guide.

The filing details and requirements are summarized in the following table:

 

	RC Report	AML/CFT Questionnaire
Deadline	31 May 2024	31 May 2024
Format	PDF	Excel
Name of the document	Name of RAIF_RC_REPORT_2023_DDMMYYYY (date of transmission).pdf	Name of RAIF_AML-CFT_QUESTIONNAIRE_2023_DDMMYYYY (date of transmission).xlsx
Contact	AED.finvehicles@en.etat.lu	AED.finvehicles@en.etat.lu

 

In accordance with the AML/CFT Law, sanctions may be imposed for failure to comply with AML/CFT obligations. As a reminder, for RAIFs failing to comply with the AML/CFT obligations, the AED has the power to impose administrative sanctions under its scope from a warning, a reprimand or a public statement to administrative fines of up to EUR 1,000,000 at the most.

The present newsletter is not intended to be exhaustive but rather aims solely to provide a general overview of the notification requirements to the AED by RAIFs.

 

Contacts

Mevlüde-Aysun TOKBAG, Partner, Head of Investment Funds | German Desk

Lionel BONIFAZZI, Partner

Luc COURTOIS, Partner

Valeria ERCOLINI, Counsel

Stefanie KREUZER, Senior Associate

Fabian FRANKUS, Senior Associate

Garry REULAND, Senior Associate

Sedat KARATAS, Associate

Jonas AYE, Associate

---

RC-Bericht & AML/CFT-Fragebogen für RAIFs

Als zuständige Aufsichtsbehörde für Entitäten, die nicht der Aufsicht einer anderen Behörde gemäß dem Gesetz vom 12. November 2004 über die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in seiner geänderten Fassung ("AML/CFT-Gesetz")[1] unterliegen, hat die Administration de l'Enregistrement, des Domaines et de la TVA ("AED"), kürzlich ihre Website aktualisiert, um für „reservierte alternative Investmentfonds“ ("RAIF" oder "RAIFs") die Fristen für die Einreichung (i) des jährlichen AML/CFT-Berichtes des Responsable du contrôle du respect des obligations („RC“ und "RC-Bericht") und (ii) ihres AML/CFT-Fragebogens für das im Jahr 2023 beendete Geschäftsjahr ("AML/CFT-Fragebogen") festzulegen.

Im Vergleich zur Version von 2022 hat die AED zusätzliche Punkte in den AML/CFT-Fragebogen aufgenommen, insbesondere in Bezug auf Länder, Gerichtsbarkeiten und Branchen mit erhöhtem Risiko. Darüber hinaus enthält der AML/CFT-Fragebogen nun eine Abfrage zur internen Risikobewertung in Bezug auf die Terrorismusfinanzierung, insbesondere, ob diese Bewertung von der Bewertung der Geldwäsche getrennt ist. Falls nicht, wird um eine Erklärung gebeten.

Die Frist für die Einreichung sowohl des RC-Berichts als auch des AML/CFT-Fragebogens bei der AED endet am 31. Mai 2024. Während ersterer vom RC eingereicht werden muss, sollte letzterer vom Responsable du respect des obligations („RR“) eingereicht werden, es sei denn, der RR überträgt diese Aufgabe an den RC.

Auf der Website der AED wird eine Liste der Informationen, die der RC-Bericht enthalten muss, zur Verfügung gestellt. Es ist hervorzuheben, dass die AED den unterzeichneten Bericht im PDF-Format verlangt und andere Formate (z. B. einen Scan des gedruckten Berichts) nicht akzeptiert.

Hinsichtlich des AML/CFT-Fragebogens hat die AED eine aktualisierte Excel-Datei veröffentlicht, in welchem Informationen für das im Jahr 2023 beendete Geschäftsjahr angeben werden müssen, sowie einen praktischen Leitfaden[2] mit nützlichen allgemeinen Informationen wie Definitionen, einer Zusammenfassung der beruflichen Pflichten und praktischen Beispielen.

Der AML/CFT-Fragebogen in Form der Excel-Datei ist in die folgenden drei Abschnitte unterteilt:

• Abschnitt 1 – Identifizierung („Identification“): allgemeine Informationen über das Leitungsorgan, den RC, den RR und den/die wirtschaftlich Berechtigten des RAIF;
• Abschnitt 2 – MLTF-Risiken („MLTF risks“): Informationen über Dritte wie Dienstleister, Vertriebsstellen oder die vorherrschende Anlagestrategie;
• Abschnitt 3 – Risikominderung („Mitigation“): bezieht sich auf die internen Verfahren des RAIF, wie z. B. die Schulung der Mitarbeiter, die Erklärung eines risikobasierten Ansatzes für AML/CFT-Zwecke oder die Due-Diligence-Prüfung der Anlagen, fallszutreffend.

Vor dem Ausfüllen des Fragebogens zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung empfehlen wir das entsprechende Arbeitsblatt "Definitions" in der Excel-Datei zusammen mit dem Leitfaden zu konsultieren.

---