Selon les nouvelles règles, la situation est la suivante :

 

1. POURQUOI ?

Le LBR met en œuvre une nouvelle procédure technique concernant ses formulaires visant à améliorer la numérisation et à rationaliser le processus de dépôt des documents auprès du RCSL ainsi qu’il met à jour les règles afin de renforcer les exigences d'identification des personnes.

 

2. QUI ET QUOI ?

Toutes les personnes physiques inscrites au RCSL à quelque titre que ce soit (actionnaire, membres d’un organe de gestion, représentants permanents, réviseur d'entreprises, etc.) et résidant ou non au Grand-Duché de Luxembourg devront communiquer leur numéro d'identification national luxembourgeois (NINL) au RCSL.

Les personnes physiques non-résidentes qui ne disposeraient pas d'un NINL devront demander au gestionnaire du RCS la création d'un tel NINL dans le cadre de la procédure de dépôt et d'immatriculation.

 

3. LE NINL ?

Le numéro d'identification national luxembourgeois (NINL) est plus communément appelé « numéro de matricule » ou « numéro CNS ». Il est composé de l'année, du mois et de la date de naissance suivis de cinq chiffres (annéemoisdateXXXXX).

 

4. EXCEPTION ?

Ne sera pas tenue de déposer le NINL, la personne physique qui est (i) mandataire judiciaire désigné dans le cadre d'une procédure inscrite auprès du RCSL, ou (ii) mandataire d’une société de droit étranger ayant ouvert une succursale au Grand-Duché de Luxembourg.

 

DIFFERENTES SITUATIONS

 

5. LA PERSONNE PHYSIQUE DISPOSE D’UN NINL 

5.1. MAIS N’EST PAS ENCORE ENREGISTREE AUPRES DU RCSL

En devenant actionnaire d'une entité enregistrée auprès du RCSL ou en acceptant un mandat de gérant/administrateur ou en devenant réviseur d’entreprises, etc., cette personne physique devra obligatoirement déposer son NINL auprès du RCSL en plus de toutes les autres informations habituelles à fournir au RCSL (nom, prénoms, etc.).

 

5.2. ET EST DEJA ENREGISTREE AUPRES DU RCSL

Cette personne physique doit mettre à jour les informations détenues par le RCSL en déposant son NINL.

 

>  PIÈCES JUSTIFICATIVES ?

Les personnes physiques titulaires d'un NINL ne sont pas tenues de joindre les pièces justificatives relatives au NINL lorsqu'elles soumettent leur inscription au RCSL. Toutefois, elles doivent s'assurer qu'elles disposent de ces informations tout au long de la procédure d'enregistrement.

 

6. LA PERSONNE PHYSIQUE NE DISPOSE PAS ENCORE D’UN NINL

Les personnes physiques ne disposant pas d'un NINL devront suivre une procédure spécifique et fournir certaines informations à l'issue de laquelle un NINL spécifique et individuel sera créé et attribué au demandeur par le gestionnaire du RCSL.

Le demandeur devra fournir les informations suivantes : (i) nom de famille ; (ii) prénom ; (iii) date, lieu et pays de naissance ; (iv) sexe (masculin, féminin, inconnu) ; (v) nationalité et (vi) adresse de résidence privée (numéro, rue, code postal, localité, pays).

1.  

> PIÈCES JUSTIFICATIVES ?

• Pour prouver son identité, la personne physique doit fournir une copie de l'un des documents valides suivants : (i) une carte d'identité nationale ou (ii) un passeport.

• Pour prouver l'adresse de sa résidence privée, la personne physique doit fournir une copie de l'un des documents suivants (datant de moins de six mois) : (i) un certificat de résidence délivré par la commune ou un document officiel de l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile ; ou (ii) une déclaration sur l'honneur de la personne concernée tamponnée ou contresignée par l’autorité régionale compétente en matière de confirmation des adresses de domicile, une ambassade, un notaire, un commissariat de police.

Alternativement, si aucun de ces documents ne peut être fourni, la personne peut fournir une facture (du type facture d'eau, d'électricité, de gaz, de téléphone ou d'accès à l'internet). En revanche, un casier judiciaire, une demande d'inscription sur les listes électorales, un contrat de bail, un relevé fiscal, un relevé bancaire, un contrat d'assurance, une facture "Amazon" (ou similaire), un titre de séjour, etc. seront refusés par le RCSL. Ces pièces ne sont pas énumérées dans un ordre de priorité.

1.  

>  LANGUE ?

Le RCSL est flexible et accepte les documents en français, allemand, luxembourgeois ou anglais. Tout document rédigé dans une autre langue doit être accompagné d'une traduction non assermentée.

 

7. CREATION, ATTRIBUTION ET COMMUNICATION DU NINL

Le NINL attribué par le gestionnaire du RCS sera envoyé par courrier postal à l'adresse privée de la personne physique concernée. Toutefois, si un mandataire a déposé la demande et s'il l'a déclaré sur le formulaire de demande, ce dernier peut également recevoir le LNIN.

1.  

7.1. LA PERSONNE PHYSIQUE N’EST PAS ENCORE ENREGISTREE AUPRES DU RCSL

Lors de son inscription auprès du RCSL, la personne physique doit suivre la procédure prévue à cet effet et fournir toutes les informations requises pour que le NINL soit créé et attribué par le gestionnaire du RCSL. Si l'une de ces informations est manquante, la demande ne sera pas possible.

7.2. LA PERSONNE PHYSIQUE EST DEJA ENREGISTREE AUPRES DU RCSL

La personne physique qui est déjà inscrite auprès du RCSL devra suivre la procédure pour obtenir un NINL.

 

8. DELAI ET PERIODE TRANSITOIRE ?

À partir du 12 novembre 2024 et pendant une période transitoire (dont la durée n'a pas encore été déterminée par le LBR), toute personne physique concernée pourra communiquer son NINL ou demander la création d'un NINL sur une base volontaire.

Après cette période transitoire, si la personne physique ne fournit pas son NINL ou les informations nécessaires à la création d'un tel LNIN, celle-ci ne pourra pas compléter la procédure de dépôt.

 

9. IMPACTS SUR LE RCSL ET LE RBE

L’obligation de création ou d’inscription d’un NINL pour toute personne physique inscrite au RCSL vise le RCSL.

Néanmoins, ceci a toutefois un impact indirect sur le RBE (registre des bénéficiaires effectifs). En effet, si une personne sans NINL est inscrite au RBE et reçoit ultérieurement un NINL, via une démarche au RCSL, ce numéro sera également à inscrire au RBE.

 

10. PUBLICITÉ

Les informations relatives au sexe, à la nationalité et à l'adresse de résidence habituelle des personnes physiques concernées ne seront pas enregistrées au RCSL mais transmises au Centre des technologies de l'information de l'État (CTIE) pour être intégrées au Registre national des personnes physiques. Ces informations sont communiquées au LBR dans le seul but de créer le NINL.

En outre, le NINL ne figurera pas sur l'extrait RCSL de l'entité concernée et ne sera pas accessible au public.