New whistleblower regulation!

The Law of 16 May 2023 transposing Directive (EU) 2019/1937 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2019 on the protection of persons who report violations of Union law was published in the Mémorial A n°232 of 17 May 2023.

The Law came into force on 21 May 2023.

The purpose of the Law is to protect the whistleblower who reports or publicly discloses information about actual or potential violations obtained in the framework of their professional activities.

Violations that can be reported by the whistleblower are acts or omissions that are unlawful or contrary to the object or purpose of national or European law. It should be noted that all national law is covered.

 

Who can be a whistleblower? Current or former employees (private and public sector) as well as applicants, trainees (paid or unpaid), volunteers, self-employed persons, shareholders, administrators or directors, as well as any person working for contractors, subcontractors and suppliers.

 

1.Reporting system

The whistleblower can either report internally through the reporting channels set up by the entity, or report externally to the competent authority (e.g. ITM,CSSF, AAA, etc.)[1].

The Law only encourages whistleblowers to prefer internal reporting before external reporting, when the violation can be effectively remedied internally and there is no risk of retaliation (no prior internal reporting obligation).

2. Your obligations as an employer: set up internal reporting channels within the company. In this respect, an internal procedure detailing the access, management and follow-up of reports should be established in accordance with the requirements of the Law.

  • Which entities are concerned by this obligation?
    • legal entities under private law with 50 or more workers during a period of 12 consecutive months;
    • legal entities in the public sector (excluding municipalities with less than 10,000 residents).

For other entities, this is simply an option (the same requirements will apply).

  • What is the deadline for implementing internal reporting channels?
    • from 17th December 2023 for private sector entities with between 50 and 249 workers; 
    • 4 days after the publication of the Law, i.e. 21 May 2023, for private sector entities with 250 or more workers and public sector entities.

3.Whistleblowers may not be subject to retaliation: Any form of retaliation (including threats or attempts) is prohibited, or even null and void, such as dismissal. In addition to the possibility of claiming the nullity of the measure, the whistleblower may obtain compensation for the damage suffered.

To benefit from protection, the whistleblower must fulfil the following conditions:

  • have reasonable grounds to believe that the information communicated on violations was true at the time of reporting and that this information falls within the scope of the Law;
  • have made a report (internal/external/public disclosure).

There is also a sanction in case of retaliation or abusive procedures against the whistleblower: fine from1.250 to 25.000 EUR.

4.Penalty pronounced by the competent authority or the Reporting Office (“Office des signalements”)[2] against natural and legal persons in the event of failure to set up channels and procedures for the reporting and follow-up of such reports or of obstructing or attempting to obstruct a report: administrative fine of between EUR 1,500 and EUR 250,000 (doubled in the event of a repeat offence within 5 years of the last penalty becoming definitive).

 

[1] It should be noted that the whistleblower may also disclose the violation publicly under certain conditions (e.g. after having made an internal and/or external report).

[2] New institution created by the Law

Nouveau statut du lanceur d’alerte !

La Loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union a été publiée au Mémorial A n°232 du 17 mai 2023.

La Loi entre en vigueur le 21 mai 2023.

La Loi a pour objet de protéger le lanceur d’alerte qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations effectives ou potentielles obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles.

Sont considérées comme des violations pouvant être signalées par le lanceur d’alerte, les actes ou omissions qui sont illicites ou contraires à l’objet ou finalité du droit national ou européen. A noter que, l’ensemble du droit national est couvert.

 

Qui peut être lanceur d’alerte ? Les salariés présents ou passés (secteur privé et public) mais également, les candidats, les stagiaires (rémunérés ou non), les bénévoles, les indépendants, les actionnaires, les administrateurs ou gérants, ainsi que toute personne travaillant pour les contractants, sous-traitants et fournisseurs.

 

1. Système de signalement

Le lanceur d’alerte peut procéder soit à un signalement interne via les canaux de signalement mis enplace par l’entité, soit à un signalement externe auprès de l’autorité compétente (p.ex. : ITM, CSSF, AAA, etc)[1].

La Loi encourage seulement les lanceurs d’alerte à privilégier le signalement interne avant le signalement externe, lorsqu’il est possible de remédier efficacement à la violation en interne et qu’il n’y a pas de risque de représailles (pas d’obligation préalable de signalement interne).

2. Vos obligations en tant qu’employeur : mettre en place au sein de la société des canaux de signalement interne. A ce titre, il conviendra de prévoir une procédure interne détaillant l’accès, la gestion et le suivi des signalements et ce en conformité avec les exigences fixées par la Loi.

  • Quelles sont les entités concernées par cette obligation ?
    • les entités juridiques de droit privé ayant 50 travailleurs ou plus pendant une période de 12 mois consécutives ;
    • les entités juridiques du secteur public (à l’exclusion des communes de moins de 10.000 habitants).

Pour les autres entités, il s’agit simplementd’une faculté (les mêmes exigences s’appliqueront).

  • Quel est le délai pour mettre en place les canaux de signalement interne ?
    • à partir du 17 décembre 2023 pour les entités du secteur privé comptant entre 50 et 249 travailleurs ;
    • 4 jours après la publication de la Loi, à savoir le 21 mai 2023, pour les entités du secteur privé comptant 250 travailleurs et plus ainsique les entités du secteur public.

3. Les lanceurs d’alerte ne peuvent pas faire l’objet de représailles : toute forme de représailles (y compris menace ou tentative), est interdite, voire nulle de plein droit comme le licenciement. Outre la possibilité de demander la nullité de la mesure, le lanceur d’alerte pourra obtenir réparation du dommage subi.

Pour bénéficier de la protection, le lanceur d’alerte doit remplir les conditions suivantes :

  • avoir eu des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées sur les violations étaient véridiques au moment du signalement et que ces informations entrent dans le champ d’application de la Loi ;
  • avoir effectué un signalement (interne/externe/divulgation publique).

Attention, sanction en cas de représailles ou procédures abusives contre le lanceur d’alerte : amende pouvant aller de 1.250 à 25.000 EUR.

4. Sanction prononcée par l’autorité compétente ou l’office des signalements[2] contre les personnes physiques et morales en cas notamment de défaut de mise en place des canaux et procédure pour le signalement et leur suivi ou d’entrave ou tentative d’entrave à un signalement : amende administrative pouvant aller de 1.500 à 250.000 EUR (double en cas de récidive dans les 5 ans à partir dela dernière sanction devenue définitive).

[1] A noter que, le lanceur d’alerte pourra également divulguer la violation publiquement sous certaines conditions (notamment qu’après avoir procédé à un signalement interne et/ou externe).

[2] Nouvelle institution créée par la Loi.

 

Neues Statut für Whistleblower!

Das Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen dasUnionsrecht melden, wurde im Memorial A Nr. 232 vom 17. Mai 2023 veröffentlicht.

Das Gesetz tritt am 21. Mai 2023 in Kraft.

Das Gesetz soll Whistleblower schützen, die Informationen über tatsächliche oder potenzielle Verstöße, die sie im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten haben, öffentlich melden oder weitergeben.

Als Verstöße, die von einem Whistleblower gemeldet werden können, gelten Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind oder gegen den Zweck oder das Ziel des nationalen oder europäischen Rechts verstoßen. Beachten Sie, dass das gesamte nationale Recht abgedeckt ist.

 

Wer kann ein Whistleblower sein? Aktuelle oder ehemalige Arbeitnehmer (im privaten und öffentlichen Sektor), aber auch Bewerber, Praktikanten (bezahlt oder unbezahlt), Freiwillige, Selbstständige, Aktionäre, Vorstände oder Geschäftsführer sowie alle Personen, die für Auftragnehmer, Subunternehmerund Lieferanten arbeiten.

 

1. Meldesystem

Der Whistleblower kann entweder eine interne Meldung via die von der Einheit eingerichteten Meldekanäle oder eineexterne Meldung bei der zuständigen Behörde (z.B.: ITM, CSSF, AAA, etc.) vornehmen[1].

Das Gesetz ermutigt Whistleblower lediglich dazu, interne Meldungen vor externen Meldungen zu bevorzugen, wenn der Verstoß intern wirksam behoben werden kann und kein Risiko von Vergeltungsmaßnahmen besteht (keine vorherige interne Meldepflicht).

2. Ihre Pflichten als Arbeitgeber: Sie müssen unternehmensinterne Kanäle für die Meldung von Missständen einrichten. In diesem Zusammenhang sollten Sie ein internes Verfahren vorsehen, in dem der Zugang, die Verwaltung und die Nachverfolgung von Meldungen im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen detailliert geregelt sind.

  • Welche Rechtsträger sindvon dieser Pflicht betroffen?
    • privatrechtliche Rechtspersonen mit 50 oder mehr Beschäftigten während eines Zeitraums von 12 aufeinanderfolgenden Monaten;
    • Rechtspersonen des öffentlichen Sektors (mit Ausnahme von Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern).

Für andere Rechtsträger ist dieslediglich eine Option (es gelten die gleichen Anforderungen).

  • Bis wann müssen die internen Meldekanäle eingerichtet sein?
    • ab dem 17. Dezember 2023 für privatwirtschaftliche Einrichtungen mit 50 bis 249 Beschäftigten;
    • 4 Tage nach Veröffentlichung des Gesetzes, nämlich am 21. Mai 2023, für Einrichtungen des privaten Sektors mit 250 oder mehr Beschäftigten sowie für Einrichtungen des öffentlichen Sektors.

3. Whistleblowerdürfen nicht Opfer von Vergeltungsmaßnahmen werden: Jede Form von Vergeltungsmaßnahmen (einschließlich Drohungen oder Versuche) ist verboten oder sogar von Rechts wegen nichtig, wie z. B. eine Entlassung. Neben der Möglichkeit, die Nichtigkeit der Maßnahme zu beantragen, kann der Whistleblower auch eine Entschädigung für den erlittenen Schaden erhalten.

Um den Schutz zu erhalten, muss der Whistleblower folgende Bedingungen erfüllen:

  • er/sie muss einen vernünftigen Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die über die Verstöße gemeldeten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung wahrheitsgemäß waren und dass diese Informationen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen;
  • er/sie muss eine Meldung vorgenommen haben (intern/extern/öffentlich).

Achtung, Strafe bei Vergeltungsmaßnahmen oder missbräuchlichen Verfahren gegen den Whistleblower: Geldstrafe von 1.250 bis 25.000 EUR.

4. Von der zuständigen Behörde oder der Meldestelle (“Office des signalements”)[2] gegen natürliche und juristische Personen verhängte Sanktion, wenn insbesondere keine Kanäle und Verfahren für die Meldung und deren Überwachung eingerichtet wurden oder wenn eine Meldung behindert wurde oder bei versuchter Behinderung einer Meldung: Verwaltungsstrafe von 1.500 bis 250.000 EUR (verdoppelt im Wiederholungsfall innerhalb von fünf Jahren abder letzten rechtskräftig gewordenen Sanktion).

[1] Beachten Sie, dass derWhistleblower den Verstoß unter bestimmten Bedingungen auch öffentlich bekanntgeben kann (z. B. wenn er eine interne und/oder externe Meldung gemacht hat).

[2] Neue Institution, die durch dasGesetz geschaffen wurde.