Politique de confidentialité

Déclaration de protection des données

La présente déclaration de protection des données à caractère personnel (la « Déclaration ») expose comment KLEYR GRASSO collecte et traite les données à caractère personnel (les « Données ») vous concernant.

1. Comment nous acquérons les Données vous concernant

KLEYR GRASSO acquiert les Données vous concernant comme suit :

1) Données directement transmises à KLEYR GRASSO

Dans le cadre de son activité professionnelle de cabinet d’avocats, KLEYR GRASSO collecte et traite des Données directement auprès de clients, clients potentiels, partenaires commerciaux, bénéficiaires économiques, prestataires de services, cocontractants, candidats potentiels et intermédiaires.

2) Données reçues de tiers

KLEYR GRASSO collecte et traite également des Données accessibles publiquement (Internet, réseaux sociaux, registres publics). KLEYR GRASSO peut en plus collecter et traiter des Données reçues de la part de tiers dans le cadre des Services ou en relation avec des obligations légales et/ou réglementaires applicables à KLEYR GRASSO.

2. Pourquoi et comment nous traitons les Données vous concernant

La présente section détaille le traitement de Données effectué par KLEYR GRASSO en tant que responsable du traitement, c’est-à-dire dans les cas de figure où KLEYR GRASSO détermine les finalités et les moyens de traitement et n’agit pas pour le compte d’un autre responsable de traitement.

Le traitement des Données par KLEYR GRASSO est nécessaire pour la prestation des Services et pour se conformer à ses obligations légales et/ou réglementaires (le terme « Services » désigne l’assistance juridique, les avis et services rendus par KLEYR GRASSO au client dans le cadre de la relation professionnelle de KLEYR GRASSO avec le client, et englobe toute représentation du client dans le cadre de procédures judiciaires et tout mandat spécial donné à KLEYR GRASSO aux fins de représentation du client dans une situation spécifique).

KLEYR GRASSO traite également des Données à des fins de marketing, pour améliorer l’efficacité de son site Web ainsi que pour des activités liées aux médias sociaux.

Lorsque le traitement des Données est nécessaire pour les intérêts légitimes professionnels poursuivis par KLEYR GRASSO, KLEYR GRASSO va considérer l’ampleur de l’impact potentiel sur la personne concernée et les droits dont celle-ci dispose conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel applicable. Dès lors que KLEYR GRASSO traite des Données pour ses intérêts légitimes professionnels, la personne concernée a le cas échéant le droit de s’opposer au traitement des Données la concernant.

Il est signalé dans ce contexte que KLEYR GRASSO opère une surveillance de ses locaux sis à L-2361 Strassen, 7, rue des Primeurs à l’aide de caméras de surveillance placées à l’extérieur de l’immeuble et qui sont susceptibles d’enregistrer les mouvements de tierces personnes lors des entrées et sorties, ainsi qu’aux abords du bâtiment. Le traitement de données personnelles ainsi opéré se justifie par l’intérêt légitime de protéger les biens de la société et d’assurer la sécurité des personnes se trouvant à l’intérieur du bâtiment. La présence des caméras est signalée par des pictogrammes. KLEYR GRASSO traitera ces données pour la seule finalité indiquée ci-dessus et dans le respect de la législation applicable. Les images seront sauvegardées sur un disque dur et automatiquement effacées après 8 jours. L’accès au serveur est strictement limité au personnel IT autorisé lequel est lié par une clause de confidentialité et aux associés. Sauf pour sauvegarder ses intérêts légitimes, elle ne divulguera pas les données rassemblées à des tiers. Ces images pourront néanmoins, en cas d’infraction, être communiquées aux autorités judiciaires compétentes. Le serveur est protégé contre les intrusions physiques ou informatiques, contre toute altération ou modification, falsification ou destruction des images.

Dans le cas où le traitement repose sur le consentement de la personne concernée, celle-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le cas échéant, KLEYR GRASSO cessera tout traitement (sauf si des obligations légales et/ou réglementaires imposent à KLEYR GRASSO un traitement limité comme par exemple une conservation des Données). Le retrait du consentement n’aura aucune incidence sur le traitement effectué dans le passé.

La liste non-exhaustive qui suit fournit un aperçu des Données traitées par KLEYR GRASSO :

Nom et prénom (y compris initiales), adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, numéro de portable et autres données de contact ;
Date et lieu de naissance ;
Nationalité ;
Sexe
Activités professionnelles (titre et description de fonction, employeur) ;
Centre d’intérêts ;
Etat civil ;
Copies des documents d’identité (passeport, carte d’identité, permis de conduire, numéro de sécurité sociale) ;
Sources de revenus ;
Factures, extraits bancaires.

KLEYR GRASSO peut aussi collecter et traiter d’autres Données si cela s’avère nécessaire pour la prestation des Services.

En cas d’exécution d’un mandat confié par un client, KLEYR GRASSO peut être amené à traiter les Données en tant que sous-traitant. Le cas échéant, le traitement des Données par KLEYR GRASSO sera régi par les Conditions Générales de KLEYR GRASSO et/ou un contrat spécifique tenant compte des exigences prescrites par l’article 28 du RGPD.

3. Durée de conservation

KLEYR GRASSO traite et conserve les Données pour la durée des Services ou de la relation professionnelle avec le client. KLEYR GRASSO peut également conserver les Données aussi longtemps que (i) cela s’avère nécessaire ou que cela soit exigé pour remplir ses obligations légales, contractuelles ou réglementaires, (ii) pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice et (iii) de manière générale dans tous les cas où KLEYR GRASSO a un intérêt légitime. Compte tenu de la prescription quinquennale instaurée par l’article 2276 du Code civil luxembourgeois, KLEYR GRASSO a le droit, mais pas l’obligation, de conserver les Données pour une période de cinq (5) ans après la fin des Services ou de la relation professionnelle avec le client.

4. Vos droits

En tant que personne concernée par un traitement, vous avez les droits suivants :

(i) Accès aux Données vous concernant : vous avez le droit d’accéder, à tout moment, aux Données vous concernant qui sont utilisées par KLEYR GRASSO.

(ii) Portabilité des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de vous fournir une copie des Données vous concernant qui sont utilisées par KLEYR GRASSO.

(iii) Rectification des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de rectifier les Données vous concernant qui sont inexactes.

(iv) Droit à l’effacement : sous réserve de l’article 2276 du Code civil luxembourgeois et sous réserve des obligations légales et/ou réglementaires imposant la conservation des Données, vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO d’effacer les Données vous concernant.

(v) Limitation du traitement des Données vous concernant : vous avez le droit de demander à KLEYR GRASSO de limiter le traitement des Données vous concernant dans les cas de figure suivants :

vous contestez l’exactitude des Données vous concernant utilisées par KLEYR GRASSO ;
le traitement des Données vous concernant est illicite, mais vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
KLEYR GRASSO n’a plus besoin des Données vous concernant aux fins de traitement, mais celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice et la défense de vos droits en justice ;
vous vous êtes opposé au traitement des Données vous concernant et KLEYR GRASSO vérifie le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par KLEYR GRASSO prévalent sur votre opposition.

(vi) Prise de décision automatisée : en principe KLEYR GRASSO ne recourt pas à des prises de décision automatisée, mais si cela est le cas, vous avez le droit de vous y opposer.

(vii) Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de Données vous concernant utilisées à des fins de prospection (y compris au profilage lié à une telle prospection). A la fin de chaque courriel que vous recevez de KLEYR GRASSO, vous pouvez toujours modifier vos préférences de communication via les links « unsubscribe » ou « subscribe ».

Si vous entendez exercer l’un de vos droits ci-dessus, vous pouvez contacter KLEYR GRASSO conformément à la section 9 ci-dessous.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle luxembourgeoise relative à la façon dont KLEYR GRASSO traite les Données vous concernant ou vos droits.

5. Les Données vous concernant et les tiers

KLEYR GRASSO a le droit de divulguer et de transférer des Données collectées par KLEYR GRASSO à d’autres sociétés/entités ou à des sous-traitants situés à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Espace Economique Européen lorsque cela s’avère nécessaire pour la prestation des Services. KLEYR GRASSO a ainsi le droit de divulguer et de transférer des Données, sans que cette liste ne soit exhaustive, à des huissiers et notaires, mais également à des prestataires de services administratifs, informatiques, de paiement, de traitement de données, de recouvrement, de traduction. Afin de garantir que les Données vous concernant soient traitées avec le même niveau de sécurité et de confidentialité que celui mis en œuvre par KLEYR GRASSO, un contrat spécifique sera conclu avec chaque sous-traitant. KLEYR GRASSO a également le droit divulguer et de transférer les Données vous concernant si vous y avez consenti.

En plus, KLEYR GRASSO a le droit de divulguer et de transférer des Données en relation avec ses obligations KYC/AML (anti-blanchiment) et/ou pour protéger ses droits et ceux de ses clients et/ou pour prévenir une fraude. KLEYR GRASSO peut être contraint à divulguer ou à transférer des Données à des autorités afin de se conformer à ses obligations légales et/ou réglementaires.

Par ailleurs, vous acceptez que nos factures soient préparées et émises à travers notre propre système de facturation interne. Sauf acceptation expresse de notre part avant le début de notre mission, notre étude n’est pas obligée d’utiliser des plateformes de facturation électronique opérées par le client pour l’approbation et le paiement des factures des prestataires externes. Lorsque nos factures sont envoyées via Peppol, vous acceptez que KLEYR GRASSO puisse et doive utiliser des prestataires de services certifiés par Peppol. Les noms des prestataires peuvent être donnés sur demande.

Sauf comme décrit dans la présente section 5, KLEYR GRASSO ne procédera pas à la divulgation, au transfert ou à la vente à un tiers des Données vous concernant, sauf si vous y avez consenti.

6. Protection des Données vous concernant

KLEYR GRASSO a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’éviter la perte ou un traitement illicite des Données vous concernant.

7. Site Internet

KLEYR GRASSO est le responsable du traitement des Données collectées à travers son site Internet (le « Site »).

Pour la navigation sur Site, les visiteurs n’ont pas besoin de divulguer les Données les concernant. Toutefois, si des visiteurs sollicitent des publications ou d’autres informations, s’inscrivent dans la liste de diffusion pour recevoir nos newsletters et/ou nos invitations à des conférences et évènements ou posent une candidature, KLEYR GRASSO collectera des Données identifiables.

Les Données ainsi collectées peuvent concerner des informations que vous fournissez telles que des noms, adresses, adresses courriel, numéros de téléphone et de fax ainsi que toute autre information personnelle identifiable indiquée sur votre CV.

Lors de chaque visite sur le Site, certaines données techniques (les « Données Techniques ») sont automatiquement enregistrées dans un fichier spécifique sur le serveur du Site. Les Données Techniques peuvent inclure, sans que cette énumération ne soit exhaustive, l’adresse IP, le fournisseur d’accès à Internet, le système d’exploitation et le type de navigateur utilisé par le visiteur, date et heure d’accès au Site, la/les page(s) visitée(s), le volume de données transférées. KLEYR GRASSO analyse les Données Techniques à des fins statistiques ainsi que pour la gestion et l’amélioration du Site. Les Données Techniques collectées ne seront en aucun cas utilisées par KLEYR GRASSO pour procéder à un profilage des visiteurs du Site, de sorte que l’anonymat de chaque visiteur est sauvegardé. Les Données Techniques ne seront pas transmises à des tiers.

8. Modification de la présente Déclaration

KLEYR GRASSO se réserve le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment et pour quelque raison que ce soit. Afin d’être informé comment KLEYR GRASSO protège les Données vous concernant, nous vous recommandons de consulter périodiquement la Déclaration sur le site Internet de KLEYR GRASSO : www.kleyrgrasso.com.

9. Contact

Si vous avez une question, un commentaire ou une réclamation en relation avec la présente Déclaration ou le traitement par KLEYR GRASSO des Données vous concernant ou si vous entendez exercer l’un de vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données en envoyant un courriel à l’adresse suivante: askdpo@kleyrgrasso.com.