Mutual agreement between Belgium and Luxembourg – Impacts on cross border workers
On 16th March 2015, the Luxembourg government signed a mutual agreement (hereafter the “Agreement”) with the Belgian government relating to the tax treatment of cross border workers.
The Agreement is particularly welcomed by the 40,000 Belgian employees who cross the border daily to work for a Luxembourg-based employer (hereafter the “Belgian Cross borders”). Thus, if the tax treatment of the salary income received by the Belgian Cross borders has been dealt with by article 15 of the Double Tax Treaty of 17th September 1970 as modified (hereafter the “DTT”), it has been restrictively applied by the Belgian tax authorities. Therefore, as from the first working day spent outside Luxembourg by the Belgian Cross border (whether in Belgium or in a third country), the right to tax the corresponding salary portion is allocated to Belgium.
The signature of the Agreement offers certain flexibility to the application of the DTT by introducing a derogation to article 15 of the DTT. As a matter of fact, the Agreement allows a Belgian Cross border to remain taxable in Luxembourg for the entire remuneration perceived even though a part of the activities is performed physically outside Luxembourg. Thus, said derogation applies for a period or periods not exceeding 24 days spent outside Luxembourg per year.
The Agreement is to be confirmed by an amendment to the DTT. It enters into force retrospectively as from 1st January 2015.
Following the signature of the Agreement, the Luxembourg tax authorities have issued a Vademecum dealing with the matter of proof relating to the physical presence in the territory of a State by an employee.
It results from such Vademecum that the burden of proof rests with the taxpayer and all means of proof are admissible except for oath. However, certain means of proof do carry more weight than others depending on the activities performed by the employee.
Therefore, regarding a Belgian Cross border whose physical presence is required on the workplace (ex.: a cashier of a store, an employee working at the reception of a Bank), an employment contract mentioning clearly the workplace or a certificate issued by an employer is sufficient.
Regarding the Belgian Cross borders performing activities that do not require a fixed workplace or in cases where such a workplace cannot be determined, the employment contract, alone, will not suffice. Additional means of proof in connection with the physical presence in Luxembourg must be provided with. Those include, but not limited to, the car mileage, client assignment orders, individual invoices of business trips expenses, documents evidencing professional travels, reports of meetings with presence list and mobile phone invoices with roaming.
As for those having an activity that may be performed in a fixed workplace and, from time to time, outside the usual workplace (ex.: an adviser, an accountant), the rules mentioned in the previous paragraph also apply.
Accord amiable Belgo-Luxembourgeois – Impacts sur les frontaliers
Le gouvernement Luxembourgeois a signé, le 16 mars 2015, un accord amiable (ci-après l’« Accord ») avec le gouvernement Belge concernant le traitement fiscal réservé aux salariés frontaliers.
L’Accord est particulièrement attendu par les 40.000 salariés résidents Belges qui travaillent quotidiennement pour un employeur situé au Luxembourg (ci-après les « Frontaliers Belges »). En effet, si l’imposition des salaires des Frontaliers Belges est régie par l’article 15 de la convention fiscale du 17 septembre 1970 telle que modifiée (ci-après la « Convention »), l’administration fiscale Belge s’est livrée, depuis quelques années, à une application restrictive de la Convention. Ainsi, dès le premier jour de travail en dehors du Luxembourg (que ce soit en Belgique ou dans un pays tiers), le Frontalier Belge voyait le droit d’imposition de la portion de salaire y relative allouée à la Belgique.
La signature de l’Accord insuffle une certaine souplesse dans l’application de la Convention en instaurant une dérogation à l’article 15 de la Convention. L’Accord permet, en effet, à un Frontalier Belge de rester imposable au Luxembourg pour l’intégralité de la rémunération perçue même s’il exerce une partie de son activité physiquement en dehors du Luxembourg. Ladite dérogation s’applique, en effet, pour une période ou des périodes ne dépassant pas 24 jours passés en dehors du Luxembourg par an.
Cet Accord sera confirmé par un avenant à la Convention. Il entre en vigueur rétroactivement à partir du 1er janvier 2015.
Faisant suite à la signature de l’Accord, l’Administration des Contributions Directes (ci-après l’« ACD ») a publié un Vadémécum traitant de la preuve de la présence physique sur le territoire d’un Etat par un salarié.
Il ressort du Vadémécum que la charge de la preuve appartient au contribuable et que les moyens de preuve sont libres à l’exception du serment. Il existe néanmoins une échelle de moyens de preuves qui varient en fonction de l’activité exercée par le salarié.
Ainsi, concernant un Frontalier Belge dont la présence sur le lieu du travail est indispensable (ex. : une caissière d’un magasin, un employé au guichet d’une banque), l’existence d’un contrat d’emploi comportant une clause indiquant le lieu de travail ou une attestation émise par l’employeur suffit.
Concernant les Frontaliers Belges exerçant une activité pour laquelle la présence sur un lieu de travail fixe n’est pas exigée, voire improbable (ex. : un représentant de commerce, un technicien itinérant), le contrat de travail, seul, ne suffira pas. Il faudra, en outre, fournir annuellement les preuves de leur présence physique au Luxembourg. Il s’agira notamment du kilométrage du véhicule, des bons de commande des clients, des factures nominatives en rapport avec des frais de séjour, des documents liés aux déplacements, des comptes rendus de réunion accompagnés de liste de présence et des factures de téléphonie en roaming (liste non exhaustive).
Quant à ceux pour lesquels l’activité peut être exercée sur un lieu de travail fixe mais qui peut également requérir des déplacements (ex. : un conseiller, un comptable), les règles du précédent paragraphe sont également d’application.