Law on register of beneficial owners voted on 18 December 2018

The law setting up a register of beneficial owners for Luxembourg legal entities and 1) implementing provisions of article 30 of the Directive (EU) 2015/849 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2015 on the prevention of the use of the financial system for the purposes of money laundering or terrorist financing, amending the regulation (EU) Nr. 648/2012 of the European Parliament and of the Council and repealing the Directive 2005/60/CE of the Commission as amended by the Directive (EU) 2018/843 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2018 ; 2) amending the amended Law of 19 December 2002 concerning the register of commerce and companies as well as bookkeeping and annual accounts of companies and modifying some other provisions was passed in Parliament on 18 December 2018 (the “Law”).

It puts in place the Register of Beneficial Owners (“Registre des bénéficiaires effectifs”), i.e. a central register listing information on the natural persons behind Luxembourg companies and other legal entities (hereafter the “RBE”), under the supervision of the Ministry of Justice.

The RBE is an additional measure in the fight against money laundering and terrorist financing. The purpose of this register is to bring more transparency to Luxembourg legal entities’ shareholdings by facilitating the access of Luxembourg authorities and of the public to information on these entities’ ultimate beneficial owner(s) (hereafter the “BO(s)”).
Luxembourg entities covered by the Law shall obtain and conserve at their registered office information on their BO(s).
The entry into force of the Law will be on the first day of the second month following its publication in the Luxembourg Official Gazette. So far, the law has not yet been published.

The technical means for the transfer, filing and storage of information on the RBE will be determined by a forthcoming grand ducal regulation. The below summary is not exhaustive and is subject to the grand ducal regulation providing for additional details.

A. What is the scope of the Law ?

1. Which entities are required to disclose their BOs?
All entities registered with the Luxembourg company register comprising commercial companies, interest groupings, civil companies, non-profit associations, foundations, pension savings associations, agricultural associations, State public establishment and communes, branches opened in the Grand Duchy of Luxembourg, special limited partnerships, mutual funds are required to disclose their BO(s) to the RBE (the “Registered Entities”).

2. Who is a BO?
The Law does not provide for a definition of BO. It refers to the definition provided in the law dated 12 November 2004 on the fight against money laundering and terrorist financing, as amended (the “2004 Law“) which provides that a BE means “any natural person(s) who ultimately owns or controls the customer or any natural person(s) on whose behalf a transaction or activity is being conducted.” In accordance with 2004 Law, the concept of beneficial owner shall include at least in the case of corporate entities:

“(i) any natural person who ultimately owns or controls a legal entity through direct or indirect ownership of a sufficient percentage of the shares or voting rights or ownership interest in that entity, including through bearer shareholdings, or through control via other means, other than a company listed on a regulated market that is subject to disclosure requirements consistent with European Union law or subject to equivalent international standards which ensure adequate transparency of ownership information.
A shareholding of 25% plus one share or an ownership interest of more than 25% in the customer held by a natural person shall be an indication of direct ownership.
A shareholding of 25% plus one share or an ownership interest of more than 25% in the customer held by a corporate entity, which is under the control of a natural person(s), or by multiple corporate entities, which are under the control of the same natural person(s), shall be an indication of indirect ownership;

(ii) if, after having exhausted all possible means and provided there are no grounds for suspicion, no person under point (i) is identified, or if there is any doubt that the person(s) identified are the beneficial owner(s), any natural person who holds the position of senior dirigeant (manager); […]”.

B. Who needs to transmit the information to the RBE?

The transmission of the information to the RBE falls within the competence of the Registered Entity itself and not that of the BOs.

C. What information must be disclosed?

Each Registered Entity shall disclose the following information, which shall be adequate, accurate and up to date, together with the supporting information on its BO(s):
1. Last name;
2. First name;
3. Nationality ;
4. Day of birth;
5. Month of birth;
6. Year of birth ;
7. Place of birth ;
8. Country of residence;
9. Full private or professional address;
10. Identification number (for persons registered with the National Register of Natural Persons); or
11. Foreign identification number (for non-resident persons non registered to the National Register of Natural Persons);
12. The nature of the effective interests/stakes held by the BO(s);
13. The scope of the effective interests/stakes held by the BO(s).
Listed companies the securities of which are admitted to trading on a regulated market are exempted from such filing and the information to be disclosed will be limited to the name of the regulated market where their shares are admitted to trading.

D. Who shall require the filing of the information on BO(s) with the RBE?

Each Registered Entity or its representative shall require the filing of the information on the BO(s) of the entity with the RBE. Notaries can also proceed with such filing when incorporating a Registered Entity or amending its articles of association.

E. When shall the filing and any subsequent amendment be made to the RBE?

All existing Registered Entities will have a six-month period as from the entry into force of the Law to require the filing of the information on their BO(s) with the RBE.
After this transitional period, the Registered Entities or their representative shall make the filing of their BO(S) within one month as from their incorporation and have one month to update the RBE as from the Registered Entity or its representative is aware or should have been aware of a circumstance that should trigger the filing to the RBE.
Should the RBE reject the filing of BO(s) information (if the information is incomplete or not in compliance with legal provisions and regulations or non-consistent with the supporting documentation), the Registered Entity will have fifteen days to rectify its filing.

F. Who has access to the RBE?

The information in the RBE is accessible to the Luxembourg national authorities (e.g. the CSSF, the tax administrations) but also to any member of the public, by electronic means. The access procedures and the search criteria will be set out in a grand ducal regulation.

A Registered Entity or a BO may request that access to the information is restricted. However, such restriction will only be granted for a limited period of time in exceptional circumstances. The BO must demonstrate that access would expose him/her to a disproportionate risk, such as the risk of fraud, bribery, kidnapping, extortion, harassment or violence or when the BO is a minor or an incapacitated adult.

G. Sanctions

The Law provides for criminal sanctions ranging from EUR 1,250 to EUR 1,250,000 for the Registered Entities failing and for the BO(s) failing to comply with their obligations under the Law.

Loi portant sur le registre des bénéficiaires effectifs votée le 18 décembre 2018

La loi instituant un Registre des bénéficiaires effectifs et portant 1) transposition des dispositions de l’article 30 de la directive (UE) 2015/849 du Parlement européen et du Conseil du 20 mai 2015 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, modifiant le règlement (UE) no 648/2012 du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil et la directive 2006/70/CE de la Commission telle que modifiée par la directive (UE) 2018/843 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2018 ; 2) modification de la loi modifiée du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises, a été votée par le Parlement en date du 18 décembre 2018 (ci-après, la “Loi“).

Elle a pour objet la mise en place d’un Registre des bénéficiaires effectifs, un fichier central dans lequel sont conservées des informations sur les personnes physiques se trouvant derrière les sociétés et autres entités légales luxembourgeoises (ci-après, le “RBE“). Le RBE est établi sous l’autorité du Ministre de la Justice.

La mise en place d’un RBE est une mesure supplémentaire qui s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. La création de ce registre vise à apporter plus de transparence sur l’actionnariat des entités visées par la Loi en facilitant l’accès aux autorités luxembourgeoises et au public aux informations concernant les bénéficiaires effectifs de ces entités (ci-après, les “BE“).

Les entités luxembourgeoises visées par la Loi doivent obtenir et conserver, au lieu de leur siège social, des informations sur leurs BE.

L’entrée en vigueur de la Loi est prévue pour le premier jour du deuxième mois qui suit celui de sa publication au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg. A ce jour, la Loi n’a pas encore été publiée.

Les modalités pratiques relatives au transfert, à l’inscription et à la conservation des informations sur les BE seront déterminées par règlement grand-ducal. Le résumé ci-dessous n’est pas exhaustif et est sous réserve des dispositions additionnelles que pourra contenir le règlement.

A. Quel est le champ d’application de la Loi ?

1. Quelles sont les entités tenues de déclarer leurs BE ?

Toutes les entités inscrites au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sont tenues de faire inscrire les informations sur leurs BE au RBE. Sont donc soumises à la nouvelle Loi, les sociétés commerciales, les groupements d’intérêt économique, les sociétés civiles, les associations sans but lucratif, les fondations, les associations d’épargne pension, les associations d’assurances mutuelles, les associations agricoles, les établissements publics de l’Etat et des communes, les succursales créées au Grand-Duché de Luxembourg, les sociétés en commandite spéciale, les fonds communs de placement (les “Entités Immatriculées“).

2. Qui est un BE ?

La Loi ne définit pas la notion de BE. Il convient de se référer à la définition donnée par la loi modifiée du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme, (la “Loi de 2004“) qui dispose que par BE, “est désigné toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle le client ou toute personne physique pour laquelle une transaction est exécutée ou une activité réalisée”. La Loi de 2004 précise que la notion de bénéficiaire effectif comprend au moins dans le cas des sociétés :

i) “toute personne physique qui, en dernier ressort, possède ou contrôle une entité juridique, du fait qu’elle possède directement ou indirectement un pourcentage suffisant d’actions ou de droits de vote ou d’une participation au capital dans cette entité, y compris par le biais d’actions au porteur ou d’un contrôle par d’autres moyens, autre qu’une société cotée sur un marché réglementé qui est soumise à des obligations de publicité compatibles avec le droit de l’Union européenne ou à des normes internationales équivalentes qui garantissent la transparence adéquate pour les informations relatives à la propriété.
Une participation dans l’actionnariat à hauteur de 25 pour cent des actions plus une ou une participation au capital de plus de 25 pour cent dans le client, détenue par une personne physique, est un signe de propriété directe. Une participation dans l’actionnariat à hauteur de 25 pour cent des actions plus une ou une participation au capital de plus de 25 pour cent dans le client, détenue par une société, qui est contrôlée par une ou plusieurs personnes physiques, ou par plusieurs sociétés, qui sont contrôlées par la ou les mêmes personnes physiques, est un signe de propriété indirecte ;

ii) si, après avoir épuisé tous les moyens possibles et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées au point i) n’est identifiée, ou s’il n’est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs, toute personne physique qui occupe la position de dirigeant principal ; […]”.

B. Qui doit transmettre les informations au RBE ?

La transmission des informations au RBE relève de la responsabilité de l’Entité Immatriculée elle-même, et non de ses BE.

C. Quelles sont les informations à transmettre ?

Chaque Entité Immatriculée doit transmettre les informations suivantes, lesquelles doivent être adéquates, exactes, actuelles et accompagnées des pièces justificatives relatives aux BE concernés :
1. Nom ;
2. Prénom(s) ;
3. Nationalité(s) ;
4. Jour de naissance ;
5. Mois de naissance ;
6. Année de naissance ;
7. Lieu de naissance ;
8. Pays de résidence ;
9. Adresse privée précise ou adresse professionnelle précise ;
10. Numéro d’identification (pour les personnes inscrites au Registre national des personnes physiques) ; ou
11. Numéro d’identification étranger (pour les personnes non résidentes non inscrites au Registre National des Personnes Physiques) ;
12. La nature des intérêts effectifs détenus par le BE ;
13. L’étendue des intérêts effectifs détenus par le BE.
Les sociétés cotées dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé sont dispensées de fournir ces informations. Elles sont uniquement tenues d’inscrire le nom du marché réglementé sur lequel leurs titres sont admis à la négociation.

D. Qui devra demander l’inscription des informations sur les BE dans le RBE ?

Chaque Entité Immatriculée ou son mandataire doit demander l’inscription au RBE des informations relatives aux BE de l’entité concernée. Les notaires peuvent également demander l’inscription des informations visées et leurs modifications lorsqu’ils sont amenés à constituer une Entité Immatriculée ou à modifier ses statuts.

E. Quand l’inscription des informations, de même que toute modification subséquente de ces dernières, doit-elle être demandée au RBE ?

Les Entités Immatriculées existantes auront un délai de six mois après l’entrée en vigueur de la Loi pour demander l’inscription des informations concernant leurs BE dans le RBE.

Passée cette période transitoire, les Entités Immatriculées ou leurs mandataires devront procéder à l’inscription des informations visées ou de leur modification endéans un délai d’un mois à compter du moment où l’entité a pris ou aurait dû prendre connaissance de l’événement qui rend nécessaire l’inscription ou sa modification.

En cas de refus par le gestionnaire du RBE d’inscrire des informations dans le registre (si les informations sont incomplètes ou non conformes aux dispositions légales et réglementaires ou si elles ne correspondent pas aux pièces justificatives), l’Entité Immatriculée dispose d’un délai de quinze jours pour régulariser son inscription.

F. Qui a accès au RBE ?

Les informations contenues dans le RBE sont accessibles aux autorités nationales luxembourgeoises (ex. : la CSSF, les administrations fiscales, etc.) mais aussi à toute personne, par voie électronique. Les modalités d’accès ainsi que les critères de recherche seront fixés par règlement grand-ducal.

Une Entité Immatriculée ou un BE peut demander que l’accès aux informations qui le concernent soit limité. Cependant, une telle limitation ne peut être accordée que pour une durée limitée et en cas de circonstances exceptionnelles. Le BE doit démontrer que l’accès à ces informations l’exposerait à un risque disproportionné, au risque de fraude, de chantage, d’enlèvement, d’extorsion, de harcèlement, de violence ou d’intimidation. La limitation de l’accès aux informations peut aussi être demandée lorsque le BE est un mineur ou est autrement frappé d’incapacité.

G. Sanctions

Des sanctions pénales allant de EUR 1.250 à EUR 1.250.000 sont prévues pour les Entités Immatriculées et les BE qui ne se conformeraient pas aux obligations imposées par la Loi.