Nouvelle loi concernant l’utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés

New law on the use of digital tools and processes in company law

The Luxembourg Parliament has adopted, on 15 June 2023, a new law as regards the use of digital tools and processes in company law into Luxembourg law (bill of law n° 7968) (the “New Law”). The main objective of the New Law is the use of modern technologies throughout the life of a company. The New Law provides as follows:

Companies may be incorporated electronically

The New Law notably creates the possibility for any incorporation deed which shall or may be drawn by a Luxembourg public notary to be established electronically. For public limited liability companies (sociétés anonymes), corporate partnerships limited by shares (sociétés en commandite par actions), and private limited liability companies (sociétés à responsabilité limitée), the founders may sign the incorporation deed remotely.

The Luxembourg notary may refuse to draw up an incorporation deed in electronic format remotely only in limited specific cases:

when the payment of the company's share capital includes a contribution in kind; or
if there exists a suspicion of falsification of identity, or grounds for suspecting non-compliance with the rules aimed at ensuring that the parties to the deed have the necessary legal capacity and power to represent the company.

The notary may in that case require the physical presence of the party in order to remove any suspicion.

For documents drawn up in electronic format and signed remotely, the notary may further require the parties to use a qualified electronic signature within the meaning of Article 3, point 12, of Regulation (EU) n°910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC. In any case and without prejudice to their final form (i.e., whether electronic or not), all deeds besides testaments shall be established using the electronic notarial platform.

For companies incorporated by a contribution in cash, evidence of the payment of the share capital (i.e., the blocking certificate) may also be provided electronically.

Amendment of the Luxembourg Civil Code and Luxembourg laws

The New Law amends the Luxembourg Civil Code, the Luxembourg law of 10 August 1915 on commercial companies, as amended (the “Company Law”), and the Luxembourg law of 19 December 2002 on the register of commerce and companies and the accounting and annual accounts of companies, as amended (the “RCS Law”). The New Law establishes a legal framework for authentic instruments in electronic format. The New Law amends the Civil Code to introduce new Articles 1317-1 and 1317-2, which provide for an authentic instrument in electronic format by laying down the principle and minimum conditions that authentic instruments in electronic format must meet in order to be valid as such and benefit from the legal effects that the Civil Code confers on them in terms of evidence. It also amends the Company Law to allow incorporation in electronic form without a physical appearance.

Individual registration of branches with the Luxembourg Trade and Companies Register (Registre de Commerce et des Sociétés)

In view of a better identification, each Luxembourg branch of a company will be registered with the Luxembourg Trade and Companies Register (Registre de Commerce et des Sociétés) under a specific registration number.

In addition, Luxembourg public limited liability companies (sociétés anonymes), corporate partnerships limited by shares (sociétés en commandite par actions) and private limited liability companies (sociétés à responsabilité limitée) having(a) branch(es) in the European Union will have the latter also registered in the Luxembourg Trade and Companies Register (Registre de Commerce et des Sociétés).

It is foreseen that such processes, together with the update of the information required by the RCS Law, will be automatically performed by the corporate registers (exchanging information to the extent necessary), without intervention of the companies.

The registration of Luxembourg branches of Luxembourg companies would ensure that filings in relation to each specific branch may be made and that information in relation to one specific branch may be consulted, which will be particularly useful for Luxembourg branches of Luxembourg companies and, more generally, for companies having multiple branches.

Nouvelle loi concernant l’utilisation d'outils et de processus numériques en droit des sociétés

Le Parlement luxembourgeois a adopté le 15 juin 2023 une nouvelle loi concernant l'utilisation d'outils et de processus numériques dans le droit des sociétés en droit luxembourgeois (projet de loi n° 7968) (la “Nouvelle Loi”). Son principal objectif est l’utilisation des moyens électroniques tout au long de la vie de la société. La Nouvelle Loi prévoit ce qui suit :

Les sociétés peuvent être constituées par voie électronique

La Nouvelle Loi prévoit notamment la possibilité d'établir par voie électronique tout acte de constitution qui doit ou peut être dressé par un notaire luxembourgeois. Pour les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions et les sociétés à responsabilité limitée, les fondateurs peuvent signer l'acte de constitution à distance.

Le notaire luxembourgeois ne peut refuser d'établir un acte de constitution sous forme électronique à distance que dans des cas précis et limités :

lorsque la libération du capital social de la société comprend un apport en nature; ou
en présence d'un soupçon de falsification d'identité ou en présence de motifs de suspicion de non-respect des règles visant à assurer que les parties à l'acte ont la capacité juridique et le pouvoir nécessaires pour représenter la société.

Le notaire peut dans ce cas exiger la présence physique de la partie afin de lever tout soupçon.

Pour les actes établis sous format électronique et signés à distance, le notaire peut en outre exiger des parties qu'elles utilisent une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3, point 12, du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. En tout état de cause, et sans préjudice de leur forme définitive (c'est-à-dire électronique ou non), tous les actes autres que les testaments seront établis au moyen de la plate-forme notariale électronique.

Pour les sociétés constituées par apport en numéraire, la preuve de la libération du capital social (c'est-à-dire le certificat de blocage) peut également être fournie par voie électronique.

Modification du Code civil luxembourgeois et de lois luxembourgeoises

La Nouvelle Loi modifie le Code civil luxembourgeois, la loi luxembourgeoise du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales, telle que modifiée (“LSC”), et la loi luxembourgeoise du 19 décembre 2002 concernant le registre de commerce et des sociétés ainsi que la comptabilité et les comptes annuels des entreprises, telle que modifiée (la “Loi RCS”).

La Nouvelle Loi met en place un cadre légal pour les actes authentiques sous format électronique. Ainsi, la Nouvelle Loi modifie le Code civil afin d’y introduire les nouveaux articles 1317-1 et 1317-2 qui prévoient un acte authentique sous format électronique en fixant le principe et les conditions minimales que les actes authentiques sous format électronique doivent remplir pour pouvoir valoir en tant que tel et bénéficier des effets légaux que le Code civil leur confère en matière de preuve. Elle modifie également la LSC pour permettre la constitution sous format électronique sans comparution physique.

Inscription individuelle des succursales au Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg

En vue d'une meilleure identification, chaque succursale luxembourgeoise d'une société sera inscrite au Registre de Commerce et des Sociétés sous un numéro d'immatriculation spécifique.

En outre, les succursales créées sur le territoire d’un État membre de l’Union européenne par les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions et les sociétés à responsabilité limitée de droit luxembourgeois seront également inscrites au Registre de Commerce et des Sociétés du Luxembourg.

Il est prévu que ces processus, ainsi que la mise à jour des informations requises par la Loi RCS, soient effectués automatiquement par les registres des sociétés (en échangeant des informations dans la mesure nécessaire), sans intervention des sociétés.

L'immatriculation des succursales luxembourgeoises de sociétés luxembourgeoises permettrait d'effectuer les déclarations relatives à chaque succursale spécifique et de consulter les informations relatives à une succursale spécifique, ce qui sera particulièrement utile pour les succursales luxembourgeoises de sociétés luxembourgeoises et, plus généralement, pour les sociétés ayant des succursales multiples.