Work-life balance: new extraordinary leave and flexible working arrangements

The Laws of 29 July 2023 and 15 August 2023 transposing EU Directive 2019/1158 of 20 June 2019, whose purpose is to ensure a work-life balance for parents and carers, have been published respectively in Mémorial A n°524 of 18 August 2023 and Mémorial A n°512 of 17 August 2023.

The main modifications are as follows:

 

1. New extraordinary leave

Employees will now be able to benefit from two new types of extraordinary leave:

  • “Leave for force majeure": 1 day over a 12-month period on grounds of force majeure for urgent family reasons in the case of illness or accident making the immediate attendance of the worker vital.
  • “Carers' leave”: 5 days over a 12-month period to provide personal care or support to a relative, or to a person i) who lives in the same household as the employee, and ii) who is in need of significant care or support for a serious medical reason that prevent them from being self-sufficient, as certified by a doctor.

Obligations of the employee:

  • notify personally or through an intermediary, orally or in writing, the employer or its representative no later than the day of the absence; and,
  • for carer’s leave only, submit a medical certificate to the employer by the third day of absence at the latest, certifying that the conditions have been met, as well as a document proving the family relationship or the consistency among the places of residence.

Key points for employers:

  • The request for reimbursement to the State (50% of the wages paid in respect of this leave up to a maximum of 5 times the unqualified social minimum wage) is to be made under penalty of foreclosure within a deadline of 6months.
  • Termination of the employment contract on the grounds of a request for or benefit of extraordinary leave is null and void (all extraordinary leave is covered).

 

2. Paternity leave / second parent

An employee who is a second parent recognised as equivalent by the applicable national legislation will also be entitled to 10 days in the event of the birth of a child.

Key points for employers:

  • Paternity leave / second parent leave and leave for the adoption of a child are limited to one leave per employee and per child, and cannot be cumulated.
  • If the 2-month notice period for informing the employer of the foreseeable dates of paternity/second parent leave is not respected, the leave must be taken in one single period and immediately after the birth of the child, unless the employer and the employee agree on a flexible solution (postponement of the leave in full or in instalments).

 

3. New “flexible working arrangements”

Employees now have the opportunity to benefit from "flexible working arrangements" (e.g. teleworking, flexible working hours or reduced working hours) for a fixed period of up to 1 year.

Employees who fulfil the following conditions may apply:

  • seniority of at least 6 months; and,
  • be the parent of a child under the age of 9 or provide personal care or support to a family member or a person i) who lives in the same household as the employee, and who ii) is in need of significant care or support for a serious medical reason that prevent them from being self-sufficient (no medical certificate required).

Key points for employers:

  • You have one month to examine and reply to the request.
  • You must justify your refusal or postponement of the request by registered letter with acknowledgement of receipt.
  • Termination of the employment contract on the grounds of the request or the benefit of a flexible working arrangement is null and void.
  • You must keep the employee's job, or a similar job, during the period of flexible work arrangement.

Penalty for non-compliance with these obligations: a fine of between EUR 251 and EUR 2,500 (doubled in the event of a repeated offence within two years).

 

4. Parental leave changes

Key points for employers:

  • You must now give reasons by registered letter with acknowledgement of receipt for your refusal to grant split parental leave (deadline of 2 weeks).
  • You must give reasons, by registered letter with acknowledgement of receipt, for your decision to postpone the second parental leave to a later date, after having offered the employee "as far as possible" an alternative form of parental leave.

Equilibre vie privée et vie professionnelle : nouveaux congés extraordinaires et formules souples de travail

Les Lois du 29 juillet 2023 et du 15 août 2023 transposant la Directive UE 2019/1158 du 20 juin 2019 dont l’objet est d’assurer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des parents et des aidants, ont été publiées respectivement au Mémorial A n°524 du 18 août 2023 et au Mémorial A n°512 du 17 août 2023.

Les principales nouveautés sont les suivantes :

 

1. Nouveaux congés extraordinaires 

Les salariés pourront désormais bénéficier de deux nouveaux congés extraordinaires :

  • Le « congé pour force majeure » :1 jour sur une période de 12 mois en cas de force majeure liée à des raisons familiales urgentes en cas de maladie ou d’accident rendant indispensable la présence immédiate du salarié.
  • Le « congé aidant » : 5 jours sur une période de 12 mois pour apporter des soins personnels ou une aide personnelle à un membre de la famille ou à une personne i) qui vit dans le même ménage que le salarié et ii) qui nécessite des soins ou une aide considérables pour raison médicale grave qui l’empêche d’être autonome attestée par un médecin.

Obligations à charge du salarié :

  • avertir personnellement ou par personne interposée, oralement ou par écrit, l’employeur ou son représentant au plus tard le jour même de l’absence ; et,
  • pour le congé aidant uniquement, remettre à l’employeur au plus tard le 3ème jour de son absence, un certificat médical attestant que les conditions sont bien remplies ainsi qu’un document prouvant le lien de parenté ou la concordance des lieux de résidence.

Points d’attention en tant qu’employeur :

  • La demande de remboursement à l’Etat (50% des salaires payés au titre de ces congés et dans la limite de 5 fois le salaire social minimum non-qualifié) doit être faite, sous peine de forclusion, dans un délai de 6 mois.
  • La résiliation du contrat de travail motivée par la demande ou le bénéfice d’un congé extraordinaire est nulle (l’ensemble des congés extraordinaires est visé).

 

2. Congé paternité / second parent

Le/la salarié(e) second parent reconnu équivalent par la législation nationale applicable pourra aussi bénéficier de 10 jours en cas de naissance d’un enfant.

Points d’attention en tant qu’employeur :

  • Le congé paternité / second parent et le congé d’accueil sont limités à un seul congé par salarié et par enfant, et ne sont pas cumulables.
  • En cas de non-respect du délai de préavis de 2 mois pour informer l’employeur des dates prévisibles du congé paternité / second parent : le congé devra être pris en une seule fois et immédiatement après la naissance de l’enfant sauf accord entre l’employeur et le salarié pour une solution flexible (report du congé en entier ou fractionné).

 

3. Nouvelles « formules souples de travail »

Le salarié a désormais la possibilité de bénéficier de « formules souples de travail » (p. ex. : travail à distance, horaires de travail flexibles ou réduction du temps de travail) pendant une période déterminée ne pouvant pas dépasser 1 an.

Le salarié qui remplit les conditions suivantes pourra en faire la demande :

  • ancienneté d’au moins 6 mois ; et,
  • être parent d’un enfant de moins de 9 ans ou apporter des soins personnels ou une aide personnelle à un membre de la famille ou à une personne i) qui vit dans le même ménage et ii) qui nécessite des soins ou une aide considérables pour raison médicale grave qui l’empêche d’être autonome (pas d’attestation du médecin requise).

Points d’attention en tant qu’employeur :

  • Vous avez un délai d’un mois pour examiner et répondre à la demande.
  • Vous devez motiver par lettre recommandée avec accusé de réception votre refus ou report de la demande.
  • La résiliation du contrat de travail motivée par la demande ou le bénéfice d’une formule souple de travail est nulle.
  • Vous devez conserver l’emploi du salarié, sinon un emploi similaire, pendant le bénéfice de la formule souple de travail.

Sanction en cas de non-respect de ces obligations : amende de 251 à 2.500 EUR (doublée en cas de récidive dans un délai de deux ans).

 

4. Changements concernant le congé parental

Points d’attention en tant qu’employeur :

  • Vous devez désormais motiver par lettre recommandée avec accusé de réception votre refus d’accorder un congé parental fractionné (délai de 2 semaines).
  • Vous devez motiver par lettre recommandée avec accusé de réception votre décision de report du 2ème congé parental à une date ultérieure après avoir proposé « dans la mesure du possible » une alternative de congé parental au salarié.

 

Work-Life-Balance: Neue Sonderurlaube und flexible Arbeitsmodelle

Die Gesetze vom 29. Juli 2023 und vom 15. August 2023 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1158 vom 20. Juni 2019, deren Ziel es ist, die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben für Eltern und pflegende Angehörige zu gewährleisten, wurden im Memorial A Nr. 524 vom 18. August 2023 und im Memorial Nr. 512 vom 17. August 2023 veröffentlicht.

Die wichtigsten Neuerungen sind folgende:

 

1. Neue Sonderurlaube  

Die Arbeitnehmer können künftig zwei neue Sonderurlaube in Anspruch nehmen:

  • Der "Urlaubfür höhere Gewalt": 1 Tag innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten im Falle höherer Gewalt in Verbindung mit dringenden familiären Gründen bei Krankheit oder Unfall, die die sofortige Anwesenheit des Arbeitnehmers unerlässlich machen.
  • Der "Helferurlaub": 5 Tage innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten zur persönlichen Pflege oder Unterstützung eines Familienmitglieds oder einer Person, i) die im selben Haushalt wie der Arbeitnehmer lebt und ii) die aus schwerwiegenden medizinischen Gründen, die sie an der Selbstständigkeit hindern, erhebliche Pflege oder Unterstützung benötigt, die von einem Arzt bestätigt wird.

Pflichten des Arbeitnehmers:

  • den Arbeitgeber oder seinen Vertreter spätestens am Tag der Abwesenheit persönlich oder über eine zwischengeschaltete Person mündlich oder schriftlich benachrichtigen; und,
  • nur für den Helferurlaub: dem Arbeitgeber spätestens am dritten Tag der Abwesenheit ein ärztliches Attest vorlegen, das bestätigt, dass die Bedingungen erfüllt sind, sowie ein Dokument, das das Verwandtschaftsverhältnis oder die Übereinstimmung der Wohnorte belegt.

Vom Arbeitgeber zu beachtende Punkte:

  • Der Antrag an den Staat auf Rückerstattung (50% der für diesen Urlaub gezahlten Löhne und maximal das Fünffache des unqualifizierten sozialen Mindestlohns) muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten gestellt werden.
  • Eine Kündigung des Arbeitsvertrags, die mit der Beantragung oder Inanspruchnahme eines Sonderurlaubs begründet wird, istungültig (alle Sonderurlaube sind gemeint).

 

2. Vaterschaftsurlaub / Urlaub für den zweiten Elternteil

Der/die Arbeitnehmer/in, der/die als zweiter Elternteil nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften als gleichwertig anerkannt ist, kann beider Geburt eines Kindes ebenfalls 10 Tage Urlaub in Anspruch nehmen.

Vom Arbeitgeber zu beachtende Punkte:

  • Vaterschaftsurlaub / Urlaub für den zweiten Elternteil und Urlaub zur Aufnahme eines Kindes sind auf einen Urlaub pro Arbeitnehmer und Kind beschränkt und können nicht kumuliert werden.
  • Bei Nichteinhaltung der zweimonatigen Ankündigungsfrist,um den Arbeitgeber über die voraussichtlichen Daten des Vaterschaftsurlaubs / Urlaub für den zweiten Elternteil zu informieren: Der Urlaub muss in einem Mal und unmittelbar nach der Geburt des Kindes genommen werden, es sei denn, Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren eine flexible Lösung (Verschiebung des gesamten Urlaubs oder des fraktionierten Urlaubs).

 

3. Neue "flexible Arbeitsmodelle"

Der Arbeitnehmer hat nun die Möglichkeit, für einen bestimmten Zeitraum, der ein Jahr nicht überschreiten darf, "flexible Arbeitsmodelle" (z. B. Telearbeit, flexible Arbeitszeiten oder Arbeitszeitverkürzung) in Anspruch zu nehmen.

Ein Arbeitnehmer, der die folgenden Bedingungen erfüllt, kann dies beantragen:

  • Dienstalter von mindestens sechs Monaten; und,
  • Elternteil eines Kindes unter 9 Jahren sein oder einem Familienmitglied oder einer Person, i) die im selben Haushalt lebt und ii) die aus schwerwiegenden medizinischen Gründen, die sie an der Selbstständigkeit hindern, erhebliche Pflege oder Hilfe benötigt, persönliche Pflege oder Hilfeleisten.

Punkte, die Sie als Arbeitgeber beachten sollten:

  • Sie haben einen Monat Zeit, um den Antrag zu prüfen und zu beantworten.
  • Sie müssen Ihre Ablehnung oder den Aufschub des Antrags per Einschreiben mit Rückschein begründen.
  • Eine Kündigung des Arbeitsvertrags, die mit dem Antrag oder der Inanspruchnahme eines flexiblen Arbeitsmodells begründet wird, ist ungültig.
  • Sie müssen den Arbeitnehmer während des flexiblen Arbeitsverhältnisses weiterbeschäftigen oder ihm eine ähnliche Stelle anbieten.

Sanktion bei Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen: Geldstrafe von 251 bis 2.500 EUR (verdoppelt sich bei Rückfälligkeit innerhalb von zwei Jahren).

 

4. Änderungen in Bezug auf den Elternurlaub

Punkte, auf die Sie als Arbeitgeber achten sollten:

  • Sie müssen nun per Einschreiben mit Rückschein begründen, warum Sie einen aufgeteilten Elternurlaub ablehnen (Frist von zwei Wochen).
  • Sie müssen Ihre Entscheidung, den zweiten Elternurlaubauf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, per Einschreiben mit Rückschein begründen, nachdem Sie dem Arbeitnehmer "im Rahmen des Möglichen" eine Alternative zum Elternurlaub angeboten haben.